人生・ビジネスに役立つ 賢者の知恵研究所 
連絡手段としてすっかり定着した電子メール。
その分、多くの人がメールのやりとりに勤務時間の大半を費やしています。
「毎日メールが何十件も入ってきて、急いで返答の必要なものも多く、時間を取られるので、他の重要な仕事まで手が回らないよ」
と嘆いているあなた。
伊庭正康著「１分で送る『感じのいい』メール」で紹介されている、メール文章作成のスピードを倍速する方法を紹介します。
結論から言うと、その秘密は「単語登録」です。
あなたがよく使うフレーズを、すべて単語登録するのです。
以下、同著からの引用です。
Ｗｉｎｄｏｗｓの場合
画面右下にあるタスクバーの「Ａ」や「あ」と表示されたアイコンを右クリックして、「単語の追加」を選ぶと、登録画面が表示されます。
そこの「よみ」欄に登録したいフレーズの最初の２文字を入力し、「単語」欄に登録したいフレーズを入力、「品詞」欄の「短縮よみ」にチェックを入れて「登録」をクリックすれば、２文字を入力したら登録したフレーズが出てきます。
Macの場合
画面右上にあるツールバーの「あ」と表示されたアイコンをクリックし、さらに「ユーザー辞書を編集」をクリックすると、「キーボード」ウィンドウが表示されます。
そのなかにある「ユーザー辞書」を開いて左下の「+」をクリックすると入力カーソルが表示されるので、「入力」欄に登録したいフレーズの最初の２文字を入れ、「変換」欄に登録したいフレーズを入力します。
例えば、
「いつもお世話になります。」→「いつ」
「今後ともよろしくお願いします。」→「こん」
「お忙しいところ申し訳ありませんが、よろしくお願いします。」→「おい」
と登録しておくと、たった２文字入力するだけでフレーズを書くことができるので、メール作成スピードが格段に上がります。
メール文章だけでなく、資料作成時にも威力を発揮するので、すべてのビジネスパーソンにお薦めしたいテクニックです。
ATOKやGoogle日本語入力でも同じように単語登録ができます。
この方法だけでメールの処理能力は格段に上がりますが、本書には、定型文を多く使う人向けの「テンプレート」の登録方法や、送信相手に気持ちよく文章を読んでもらえる豊富な「言い回し」が収録されています。
興味のある方は、是非ご一読下さい。
