仕事に着手する前にやっておくと効率が２倍上がる、簡単な作業

「上司から作成を依頼された資料を作成して提出したら、思っていたものとは違ったみたいで、やり直しを命じられた。時間をかけて作った分、他の仕事をする時間が足りなくなってきた。あーあ、今日も残業か・・・」

と、がっかりしているあなた。俣野成敏著「プロフェッショナルサラリーマン」に、仕事をやり直さずに済む簡単な作業が、以下のように紹介されています。

仕事の「背景」と「ゴール」を明確にしたうえで着手すると、無駄な時間を使わずに、上司の意図に沿った成果物を作ることができます。

それだけでなく、「目的」を知っておけば、「このデータも、必要と思ってつけておきました」と、指示された以上のクオリティの成果物を提出できるようになるでしょう。

「そうは言っても、上司は気難しい性格なので、「背景」と「目的」を聞き出すのは、気おくれするよ」

と、おっしゃるかもしれません。

そんな時は、上司から指示された時に、「○○さんの指示を間違って理解していないか確認させてもらいたいのですが、この仕事の背景は○○で、目的は△△ということでよろしいですか？」

と、質問してみましょう。

あるいは、指示を受けた直後に、資料の作成であれば見出しの案や、どんなデータを載せるかを簡単に書いたアウトラインを素早く作り、「このような資料を作ろうと思いますが、いかがでしょうか？」と、上司に確認することで、その仕事の「背景」や「目的」を引き出すことができるでしょう。

反対に、あなたが上司なら、部下に仕事の指示をする時に、必ず「背景」と「目的」を伝えるようにしましょう。

効率良く成果を上げるチームを作ることができるでしょう。